Com comparar dues versions d’un pressupost BC3

Abans d’importar una revisió, conserva els dos fitxers originals i un resum emès per cada programa. Anota obra, data, autor, versió del pressupost i abast. Assegura’t de comparar la mateixa moneda i el mateix criteri d’inclusió de despeses. Un fitxer rebut més tard no és necessàriament el pressupost aprovat. Identifica qui pot acceptar els canvis i deixa la revisió entrant pendent fins que acabi la comprovació.

Prepara una taula amb capítol, codi, unitat, descripció, quantitat, preu i import de cada partida. Utilitza la relació estable que permeti el vostre sistema i revisa els codis repetits en capítols diferents. No comparis la fila 25 d’un fitxer amb la fila 25 de l’altre: una partida afegida desplaça les següents. Si el codi ha canviat, documenta l’equivalència; una coincidència de text no demostra per si sola que sigui la mateixa unitat d’obra.

Classifica cada diferència: partida nova, partida absent, canvi de quantitat, canvi de preu, canvi de descripció o canvi d’ubicació. Una partida absent pot ser deguda a una exportació parcial i no a una baixa aprovada. Els canvis d’unitat necessiten revisió abans de comparar quantitats. Anota les diferències encara que el total global coincideixi: una pujada en un capítol pot quedar compensada per una baixada en un altre.

Exemple fictici, sense despeses addicionals: una partida passa de 100 m² a 20 €/m² a 120 m² a 22 €/m². L’import canvia de 2.000 € a 2.640 €. Una manera coherent d’explicar els 640 € és atribuir 400 € a l’increment de quantitat al preu anterior i 240 € a l’increment de preu aplicat a la quantitat nova. Fes servir el mateix mètode a tot l’informe i documenta els arrodoniments.

FIEBDC publica la definició del format i recursos per comprovar fitxers BC3. La revisió tècnica de l’intercanvi i l’aprovació d’una modificació són controls diferents: obrir un fitxer no acredita que els canvis estiguin autoritzats. Comprova a les aplicacions que es conserven els amidaments i les dades necessàries. Després vincula cada diferència acceptada amb el motiu, responsable i data. Les observacions sense resoldre han de quedar visibles.

Fes primer l’actualització en una còpia de prova. Comprova les partides afectades, els totals per capítol i les relacions amb compres o certificacions existents. No substitueixis imports històrics per fer-los coincidir amb el pressupost nou. Desa un informe de diferències i la versió finalment acceptada. CADT et pot ajudar a definir el pas del BC3 a l’ERP perquè una revisió actualitzi la feina pendent conservant la traçabilitat del projecte.