Cómo comparar dos versiones de un presupuesto BC3

Antes de importar una revisión, conserva los dos archivos originales y un resumen emitido por cada programa. Anota obra, fecha, autor, versión del presupuesto y alcance. Asegúrate de comparar la misma moneda y el mismo criterio de inclusión de gastos. Un archivo recibido más tarde no es necesariamente el presupuesto aprobado. Identifica quién puede aceptar los cambios y deja la revisión entrante pendiente hasta que termine la comprobación.

Prepara una tabla con capítulo, código, unidad, descripción, cantidad, precio e importe de cada partida. Usa la relación estable que permita vuestro sistema y revisa los códigos repetidos en capítulos distintos. No compares la fila 25 de un archivo con la fila 25 del otro: una partida añadida desplaza las siguientes. Si cambió el código, documenta la equivalencia; una coincidencia de texto por sí sola no demuestra que sea la misma unidad de obra.

Clasifica cada diferencia: partida nueva, partida ausente, cambio de cantidad, cambio de precio, cambio de descripción o cambio de ubicación. Una partida ausente puede deberse a una exportación parcial y no a una baja aprobada. Los cambios de unidad necesitan revisión antes de comparar cantidades. Anota las diferencias aunque el total global coincida: una subida en un capítulo puede quedar compensada por una bajada en otro.

Ejemplo ficticio, sin gastos adicionales: una partida pasa de 100 m² a 20 €/m² a 120 m² a 22 €/m². El importe cambia de 2.000 € a 2.640 €. Una forma consistente de explicar los 640 € es atribuir 400 € al incremento de cantidad al precio anterior y 240 € al incremento de precio aplicado a la cantidad nueva. Usa el mismo método en todo el informe y documenta redondeos.

FIEBDC publica la definición del formato y recursos para comprobar archivos BC3. La revisión técnica del intercambio y la aprobación de una modificación son controles diferentes: abrir un archivo no acredita que sus cambios estén autorizados. Comprueba en las aplicaciones que se conservan las mediciones y los datos necesarios. Después vincula cada diferencia aceptada con su motivo, responsable y fecha. Las observaciones sin resolver deben permanecer visibles.

Haz primero la actualización en una copia de prueba. Comprueba las partidas afectadas, los totales por capítulo y las relaciones con compras o certificaciones existentes. No sustituyas importes históricos para hacerlos coincidir con el nuevo presupuesto. Guarda un informe de diferencias y la versión finalmente aceptada. CADT puede ayudarte a definir el paso del BC3 al ERP para que una revisión actualice el trabajo pendiente conservando la trazabilidad del proyecto.