Un producto no siempre es una unidad de obra
Distingue una referencia comercial de una partida instalada. Un precio por unidad de material no equivale a un precio de ejecución que incluya rendimiento, mano de obra y otros recursos. Explica el alcance del precio publicado para que quien prepare el presupuesto pueda utilizarlo correctamente.
Prepara los datos del catálogo
Asigna códigos estables y unidades consistentes. Revisa descripciones, precios y clasificación. Si publicas unidades de obra descompuestas, documenta los recursos y rendimientos empleados. La información puede proceder de un ERP, un PIM, una base de datos o una hoja de cálculo; habrá que establecer qué fuente manda para cada campo.
- Referencias y familias de productos
- Descripción técnica y unidad
- Precio y condiciones de aplicación
- Recursos y rendimientos, cuando proceda
Piensa en quien lo va a incorporar
Organiza el catálogo en una estructura comprensible y prueba búsquedas por códigos y descripciones. Utiliza textos que ayuden a distinguir variantes, medidas o acabados. Para documentación y otros datos adicionales, acuerda el alcance compatible con los programas de destino y comprueba el resultado en ellos.
Publica versiones que se puedan identificar
Indica la fecha y el alcance de cada edición del catálogo. Mantén estables los códigos cuando el concepto siga siendo el mismo y define qué hacer con referencias descatalogadas. Cambiar todos los identificadores en cada actualización dificulta que los clientes comparen presupuestos o actualicen sus datos.
Valida antes de distribuir
Genera una muestra con productos representativos, comprueba el formato y ábrela en los programas utilizados por tus clientes. Revisa unidades, textos, relaciones y precios. La publicación recurrente puede automatizarse desde el origen, incorporando un paso de revisión para evitar distribuir datos incompletos o una tarifa que todavía no esté aprobada.