Una cadena, no seis transcripciones
El flujo ideal crea la obra desde la versión adjudicada y mantiene cada movimiento vinculado a su capítulo o partida.
- Oferta y presupuesto objetivo
- Necesidades, comparativas y pedidos
- Horas, materiales, maquinaria y subcontratas reales
- Producción ejecutada y certificada
- Factura, cobro y margen final
Las cinco cifras que necesita dirección
En cada partida hay que distinguir lo ofertado, el objetivo interno, lo comprometido en compras, el coste real y lo certificado. Mezclarlas oculta desviaciones hasta que ya es tarde.
El ERP debe respetar la obra
Una pequeña rehabilitadora puede priorizar presupuestos, subcontratas y certificaciones; una constructora mediana puede necesitar también almacenes, herramientas, planificación, PRL y control documental.
Define el contrato entre los sistemas
Identifica cuál mantiene los códigos, precios y versiones aprobadas. Establece si el intercambio será manual, programado o mediante una interfaz disponible en el ERP. Define también qué pasa cuando cambia una partida: actualizar, crear una versión o pedir revisión son decisiones de negocio, no solo técnicas.
Del presupuesto a una compra: un ejemplo
Una partida puede incluir recursos de material. Para proponer compras hay que relacionarlos con productos internos, unidades de compra y necesidades reales. El rendimiento del presupuesto es un punto de partida; existencias, mermas o pedidos previos pueden alterar la cantidad a comprar. La integración debe hacer visibles esas decisiones.
Qué comprobar en una prueba piloto
Selecciona una obra representativa. Importa la estructura, compara cantidades y precios y comprueba los vínculos con los objetos internos. Repite la carga para detectar duplicados. Prueba una nueva versión y un archivo incorrecto. Acepta el piloto cuando los usuarios puedan explicar tanto los resultados como los errores.